Op 18 mei 2024 werd de Wet tot regeling van de private opsporing (“WPO”) ingevoerd. Deze nieuwe regelgeving is sinds 16 december 2024 reeds deels in werking getreden.
De WPO is niet enkel van belang wanneer een werkgever een externe onderzoeker (voorheen “privédétective”) inschakelt, maar ook wanneer een onderneming intern een onderzoek voert. Dat is onder meer het geval wanneer een interne auditdienst een onderzoek verricht of wanneer leden van de personeelsdienst een incidentenonderzoek uitvoeren.
In dit artikel belichten wij een aantal van de belangrijke aandachtspunten van de WPO.
-
Wat is het toepassingsgebied van de WPO?
De wet definieert private opsporing als elke activiteit waarbij een natuurlijke persoon, handelend in opdracht van een opdrachtgever, inlichtingen verzamelt over personen of over de toedracht van bepaalde feiten, met als doel de belangen van die opdrachtgever te vrijwaren in een feitelijk of potentieel conflict.
Bijvoorbeeld wanneer een vermoeden bestaat van diefstal, fraude of andere ernstige feiten, mogelijk gepleegd door een werknemer. Vooraleer tot een sanctie te kunnen overgaan (bijv. ontslag wegens dringende reden) moet de werkgever immers voldoende zekerheid hebben over de feiten.
Het maakt daarbij geen verschil of:
-
een werkgever een externe private onderzoeker inschakelt;
-
een interne (audit) dienst het onderzoek verricht;
-
een incidentenonderzoek gebeurt door leden van de personeelsdienst.
De WPO zal in al deze gevallen van toepassing zijn.
Externe private onderzoekers en de werknemers van de interne dienst (typisch voorbeeld: interne auditors) moeten een vergunning aanvragen. De leden van de personeelsdienst zijn vrijgesteld op voorwaarde dat zij enkel een incidentenonderzoek doen.
Bepaalde onderzoeken vallen uitdrukkelijk buiten het toepassingsgebied, zoals een psychosociaal onderzoek door de preventieadviseur of onderzoeken in het kader van klokkenluidersregelingen.
2. Hoe moet een onderzoek wettelijk verlopen?
De private opsporing moet worden uitgevoerd volgens een strikte methodologie. De WPO voorziet onder andere:
-
Verboden onderzoeksdomeinen: er mag geen onderzoek gevoerd worden naar politieke en religieuze overtuigingen, seksuele geaardheid of betrokkenheid bij of het lidmaatschap van vakorganisaties.
-
Onderzoeksteam: bij aanvang van het onderzoek moet worden vastgesteld wie deel uitmaakt van het onderzoeksteam.
-
Opdrachtenregister en onderzoeksdossier: elk onderzoek moet worden geregistreerd in een opdrachtenregister en ondersteund worden door een onderzoeksdossier.
-
Onderzoeksrapport: uiterlijk één maand na de laatste onderzoeksverrichting moet een schriftelijk onderzoeksrapport worden bezorgd aan de opdrachtgever.
Opgelet! In een HR-context moet voorzichtig worden omgegaan met tussentijdse rapporten. Indien de ontslagbevoegde persoon reeds voor het eindrapport voldoende kennis heeft van de feiten, kan een arbeidsrechtbank oordelen dat het tussentijds rapport, en niet het eindrapport, de driedagentermijn voor een ontslag om dringende reden reeds deed ingaan.
3. Wat met de private onderzoeken naar eigen werknemers?
Een belangrijke vernieuwing van de WPO is de verplichting voor elke werkgever om een intern reglement op te stellen waarin de modaliteiten van eventuele private onderzoeken op transparante wijze worden bepaald.
Dit intern reglement kan worden vormgegeven als een bedrijfspolicy, mits voorafgaand overleg met de sociale partners. Het kan ook een bijlage bij het arbeidsreglement zijn.
De WPO voorziet een overgangsperiode van 2 jaar. Dit betekent dat ondernemingen ten laatste op 16 december 2026 een dergelijk intern reglement moeten implementeren.
4. Wat zijn de gevolgen bij schending van de WPO voor uw onderzoek?
De rechter beoordeelt autonoom de bewijswaarde van de onderzoeksbevindingen. De niet-naleving van de WPO kan ertoe leiden dat het verzamelde bewijs, zelfs wanneer er geen expliciete sanctie is voorzien, nietig is. Dit kan ernstige gevolgen hebben bij arbeidsrechtelijke geschillen, zoals een betwisting van een ontslag om dringende reden.
Daarnaast kunnen er administratieve boetes worden opgelegd. Ook de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) kan boetes opleggen in geval van inbreuken op de AVG/GDPR.
5. Tijd voor actie
Met de wettelijke deadline van 16 december 2026 in zicht is het aangewezen dat ondernemingen tijdig werk maken van een dergelijk intern reglement inzake private opsporing op de werkvloer.
Ons team arbeidsrecht beschikt over de expertise om uw onderneming in dit traject te begeleiden.
Aarzel niet om ons te contacteren.